פוסט אורח: 10 טיפים למנהל/ת המתחיל/ה

מזל טוב, אתה מנהל!

טוב ידידי, התחלת בקטן, היית כבר תוכניתן, התקדמת לראש צוות, למדת להכיר כמה דברים בסיסיים בניהול אנשים וזמן ועכשיו זה הגיע: בשעה טובה, הגשמת את החלום של האמא היהודיה שלך ונכנסת לתפקיד ניהולי בדרג ביניים שמתחיל בטיייטל ‘מנהל’. מנהל פרויקט, מנהל מוצר מנהל ייצור, מנהל לקוח, מנהל נ-ק-ו-ד-ה. עכשיו אתה מדבר עם הדרג הבכיר אצל הלקוחות על עניינים ברומו של עולם, מנסה להסתכל על תמונה גדולה, אמור להצדיק את המשכורת השמנמנה שלך והכי חשוב: מתחיל לדווח לגדולים שמה למעלה, ואלו רוצים תוצאות שאותה יוכלו להשוות למשכורת שלך.

הנה כמה טיפים שיהפכו אותך למנהל מוצלח יותר:

• למד “לדלוור” (to deliver) – השורה התחתונה היא הקובעת. קבל החלטות וחשוב תמיד במוד של פתרון בעיות. אם התרגלת לפנות למישהו אחר שיחליט בשבילך ואתה רק ביצעת מה שביקשו, עכשיו זה אתה שמחליט. מן הסתם יש עוד מנהל ממונה מעליך, אבל אם הוא מנהל טוב שנותן לך קצת ספייס, הוא מצפה שתחשוב, תפעיל הגיון בריא, תחליט, תתחיל לקדם את הביצוע, תדווח לו על התקדמות ותוריד ממנו את ההתעסקות במה שאתה עושה.
• הפוך תכנון לביצוע – בהמשך למשפט הקודם, אם אתה רוצה לראות משהו ממה שאתה מתכנן קורה במציאות, תלמד לזמן ולנהל ישיבות. אפשר להוציא על זה פוסט נפרד, אבל הנה כמה עקרונות זהב: זהה את אנשי המפתח הדרושים לקבלת החלטות, אל תזמן את כל העולם ואשתו, קבע את היעדים לישיבה בתחילתה, הוצא סיכום ישיבה עם החלטות ותמיד, אבל תמיד, צא עם action items בסוף הישיבה ועם דד-ליין לכל אחד מהם, גם אם הם מסתכמים במשהו כמו “יש צורך לקבוע ישיבה נוספת עוד השבוע עם רותי כדי לסגור את הממשק בין…וכו’ וכו'”. (כמעט) כל ישיבה שלא תמלא אחרי החוקים האלו דינה להתפזר ולהישכח.
• אל תברח ל-bits and bytes – או במילים אחרות: תתחיל לחשוב על בעיות ופתרונות ב-high level: ראיתי לא מעט כאלו שהיו אלופי העולם בלמצוא פתרונות תוכנה מבריקים לכל אלגוריתם שהציגו להם אבל כשהתקדמו לא שמו לב שחוקי המשחק השתנו: עכשיו צריך לנתח בעיה עסקית של של לקוח או צורך שוק, לחשוב מהצד העסקי ושהתוכנה כבר תמצא את הפתרון. במקום זה הם תוקפים כל בעיה ישר מהצד של התוכנה ומצפים שהשוק יתאים את עצמו. זה לא יקרה.
• שמור על הפה שלך – בהנחה שאתה עכשיו יושב מול דרגים בכירים אצל הלקוחות/ספקים ולא מול איזה דרג טכני זוטר, שים לב טוב, טוב למילים שיוצאות לך מהפה. מבחינת הלקוח אתה סמכות ניהולית ומקצועית וכל מילה שתפלוט תירשם או תיזכר איפשהו כדי להישלף שוב בבוא היום. זו יכולה להיות הבנה בחצי פה שיכולה להתפרש כהתחייבות לספק משהו שלא התכוונת או סתם הערה שזרקת בחוסר תשומת לב ועלולה לשרוף אותך אצל הלקוח, מה שיצריך כיבוי שריפות בדרגים בכירים ביותר, ואין מה שדרגים בכירים אוהבים לעשות פחות מאשר לכבות שריפות. שקט תעשייתי, תוצאות ופוליטיקה ארגונית הם שם המשחק שיניב לך דיבידנדים כבר מעכשיו.
• בזר סמכויות – מחלה ממארת בתעשייה הישראלית הוא ניהול ריכוזי ו-micro management. מדובר בעיקר בבעיית אופי ולא בתורת ניהול. אנשים שאוהבים להיות בשליטה על כל פיפס יכולים להיות מנהלים טובים רק אם קוראים להם סטיב ג’ובס והם תופעות טבע נדירות של חלוקת קשב, זמן וידע מקצועי במגוון גדול מאוד של תחומים. אה ו…גם בעלי אישיות כריזמטית. שאר בני התמותה שעובדים כך הם מנהלים פחות טובים, נקודה. אם אתה טוב במה שאתה עושה, אל תפחד לשחרר חבל: תחליט מראש במה אתה מקבל החלטות ובמה אתה משאיר את ההחלטות לאחרים, כל עוד הם מדווחים לך באופן רציף ומשאירים אותך בתמונה. אתה תראה איך האנשים מתחתיך מתחילים לפרוח וגם לא תאמין כמה זמן יתפנה לך פתאום.
• התנהג יפה – למרות שלא חשבת על זה ככה, מרגע שהפכת מנהל אתה תלוי הרבה יותר באחרים, כולל כאלו שזוטרים ממך. כשהיית קטן יכולת להיות קאובוי בודד ושכולם יקפצו. כיום, בעידן הניהול המטריציוני לא תוכל לבצע את העבודה שלך בלי לקבל שיתוף פעולה מ-15 אנשים שונים שרובם ככולם אינם כפופים אליך. שמור איתם על יחסים טובים, כי אחרת על כל שטות תצטרך להוציא כמות אנרגיה אדירה.
• שמור (שוב) על הפה שלך – בהמשך למשפט הקודם, גם כאן תופס חוק ה”שים לב טוב טוב איזה מילים יוצאות לך מהפה”. גם אם יש לך פתיל קצר על מטומטמים, אל תוציא מישהו בארגון שלך קטן שלא לצורך, כי זה זה יחזור אליך אחר כך. והכי חשוב: אף פעם, אבל אף פעם אל תוציא מייל כשאתה כועס, בטח שלא במצב reply all. מישהו כתב מייל לכולם ובו תיאר לדעתך שלא בצדק שעשית משהו לא בסדר? קרא, חכה לפחות 3 שעות, תחליף מילה או שתיים עם אנשים אחרים כדי להירגע ולהרגיע ורק אז תענה. בכל המקרים שבהם תענה מיד בלי להמתין, הניסוח של המייל יהיה משהו שתצטער עליו כעבור כמה שעות, ואם זה ב-reply all, אתה לא משאיר לצד השני ברירה אלא להיכנס בך חזיתית (לא מומלץ כאשר הוא גם במקרה בכיר יותר…)
• למד לשחק את המשחק – גם אם אנחנו מחזיקים מעצמנו אנשי מקצוע טהורים שסולדים מזה, אין ברירה, צריך להתחיל להבין בפוליטיקה ארגונית. לא את זו המגעילה שבה אתה דורס קולגות כדי לקבל קרדיט שלא מגיע לך כמו באיזו תוכנית ריאליטי, אלא את זו שתעזור לך לקדם את מה שאתה מאמין בו. אתה רוצה לקדם אג’נדה מסוימת בכיוון שאליו יתפתח המוצר כי לדעתך זה נכון יותר? ברר את מי מהבכירים אתה יכול לרתום לרעיון ושהוא יציג את זה בישיבה במקומך. מינגלינג מעכשיו הוא צורך קיומי, ושיחות מקריות על כוס קפה במרפסת יניבו לך תועלת ש-20 ישיבות ו-100 מיילים מנומקים להפליא לא ישיגו (דרך אגב, לא פגשתי עד היום כמעט איש מכירות אחד שלא מעשן בדיוק מהסיבה הזו).
• למד להבחין בין עיקר לטפל – אל תוציא אנרגיה מיותרת על דברים שוליים ותחליט על מה אתה נלחם ועל מה לא. לא כל מה שתרצה יקרה, לכן קבל החלטות של איפה אתה משלם “מס” ומוותר ואיפה אתה מרכז מאמץ ומנסה להשיג את שלך על ציר הזמן. אם תנסה להיכנס עם עם הראש בקיר על 20 דברים ביחד לא תשיג הרבה מעבר לכאב ראש.
• קבל בהבנה את המחזוריות של החיים – בתחרות בתוך הארגון על משאבים, הכרה ופרסטיג’ה יש תקופות שבהן אתה על הסוס ויש תקופות שבהן אחרים יושבים עליו. אל תיתפס באופוריה ואל תירדם בשמירה בתקופות הטובות ואל תיכנס לדיכאון בתקופות הרעות. כמנהל אין לך את הלוקסוס לזה.